Notion VA Dashboard Tutorial Keep Productive Dutch English

Notion VA Dashboard TutorialYouTube↗ IA↗(long shot)
Howto & Style 5.5K views 83 likes 4 dislikes 19 Nov 2020

Tool Finder 451K subscribers United Kingdom YouTube↗

hallo allemaal en welkom terug op het keep productive youtube-kanaal de video van vandaag

hello everyone and welcome back to the keep productive youtube channel today's video

zal zijn met kahee die aan het runnen is. rad leest dat hij hier eerder op het kanaal is geweest en

is going to be with kahee who is running rad reads he has been here on the channel before and

het is geweldig om hem terug te hebben in de video van vandaag hij gaat echt iets doen dat misschien een

it's great to have him back in today's video he's actually going to do something that maybe a little

beetje specifiek voor mensen um maar hij gaat ons eigenlijk laten zien hoe hij zijn idee

bit specific for people um but he's actually going to show us how he sets up his notion

voor samenwerking met een virtuele assistent nu opzet. Als het gaat om samenwerken met een va

for collaborating with a virtual assistant now when it comes to collaborating with a va

, kan het soms een beetje lastig zijn, maar hij laat je zien hoe hij dat kan een soortgelijk werkruimte opzetten

it sometimes can be a little bit tricky but he shows you how he can set up a like a workspace

die gebruik maakt van begrippenfuncties en de samenwerkingsmogelijkheden, dus ik hoop dat deze

that takes advantage of notions features and the collaborative abilities so i hope this one is

nuttig is, het kan niet alleen nuttig zijn voor een virtuele assistent, maar ook voor iemand met wie je

useful it might be useful not just for a virtual assistant but for someone that you work with

heel nauw samenwerkt of op administratie gebaseerd werk eh het kan ook nu van toepassing zijn voordat we beginnen oké hij heeft

quite closely um or administration-based work uh it might also apply now before we begin okay he's

eigenlijk een hele cursus uh het vierde cohort dat uitkomt en je kunt de link

actually got a whole course uh the cohort four that is coming out and you can find the link

naar de cursus in de beschrijving hieronder vinden ook hij heeft een YouTube-kanaal als je je hebt het nog niet uitgecheckt

to the course in description below also he has a youtube channel if you haven't checked it out yet

ik raad het ten zeerste aan dat hij zich verdiept in alles over het begrip financiën en nog veel meer, dus zonder

i highly recommend it he dines into everything about notion finance and lots more so without

verder oponthoud zal ik je doorgeven aan Kate hallo francesco en de familie die productief blijft

further ado i'll pass you over to kate hello francesco and the keep productive family thank

, heel erg bedankt dat je me weer hebt geholpen je kanaal voor degenen onder u die mij niet kennen mijn naam is kay hij

you so much for having me back on your channel for those of you who don't know me my name is kay he

ik ben de maker van de blog en de nieuwsbrief rad leest en ik onderwijs de populaire opvatting cursus

i'm the creator of the blog and newsletter rad reads and i teach the popular notion course

superchargen je productiviteit vandaag wil ik je vertellen over een dynamische duo

supercharge your productivity today i want to tell you about a dynamic duo

één dat heeft tonnen tijd vrijgemaakt, ons product verbeterd en de onnodige communicatie-

one that has freed up tons of time improved our product and reduced the unnecessary communication

wrijving verminderd die gepaard gaat met speling ik ga je laten zien hoe ik samenwerk met mijn va

friction that comes with slack i'm going to show you how i collaborate with my va

mijn virtuele assistent met behulp van begrip voor projecten en taakbeheer eerst zal ik beginnen met te laten zien

my virtual assistant using notion for projects and task management first i'll begin by showing

jij hoe we primaire tabellen en sjablonen gebruiken om alles wat we doen te standaardiseren en stroomlijnen,

you how we use primary tables and templates to standardize and streamline everything that we do

dan zal ik je een realistisch voorbeeld geven van hoe ik een van mijn drie wekelijkse nieuwsbrieven schrijf zonder

then i'll give you a real-life example about how i write one of my three weekly newsletters without

voet in mijn e-mailsoftware te stappen. Ik hoop dat je geniet oy de tutorial beginnen we zoals gewoonlijk met een

stepping foot in my email software i hope you enjoy the tutorial we will begin as usual with a

lege notion-pagina en aangezien het bedrijf rad reads heet, beginnen we met een rad hq en we

blank notion page and since the company is called rad reads we'll start with a rad hq and we'll just

slaan gewoon op een klein icoontje om de boel op gang te krijgen, dus ik gebruik de bliksemschicht nu voor al

slap on a little icon just to get things going so i use the lightning bolt now in for all of

onze communicatie met mijn virtuele assistent, mijn va, we zullen door twee primaire tafels gaan ik ben een

our communications with my virtual assistant my va we'll go through two primary tables i'm in a

groot voorstander van een zeer minimalistische opstelling en dus laten we deze twee tafels maken, de eerste tafel

big advocate of having a very minimalist setup and so let us create these two tables the first table

wordt um een tabel met notities en dus noemen we dit primaire notities en hier zullen we hebben um

is going to be um a table of notes and so we'll call this primary notes and here we'll have um

dit zal een beetje lijken op onze bestandsverkenner en dus hier zullen we dit veranderen in een notitietype en we

this will be kind of like our file explorer and so here we'll change this to note type and we

hebben een we kunnen er een paar hebben typen notities we gaan echt focussen op de slp wat

have a we can have a few different note types we're going to really focus on the slp which

een standaard procedure is, maar we zouden kunnen brainstormen we kunnen een actieve notitie hebben

is a standard operating procedure but we could have a brainstorm we can have an active note

en dan kunnen we een referentienotitie

and then we can have a reference note

hebben oke en ik ga gewoon naar binnen en doe het gewoon wat opmaak ik zal de cellen uitpakken en dan

all right and i'll just go in and just do some little formatting i'll unwrap the cells and then

ga ik er een breed scherm van maken zodat het er dun uitziet gs out oké, dus dit wordt onze

i'm going to make this a wide screen just so it airs things out okay so this will be our notes

notitietabel en opnieuw maken we een aantal verschillende notities en ze kunnen deze verschillende

table and again we'll create a bunch of different notes and they can have these these different

typen hebben ik ga naar binnen en verwijder deze kolom nu onze tweede tabel een takenlijst zal zijn

types i'm going to go in and just delete this column now our second table will be a tasks table

en in onze taak tabel zullen we dan eh maken en het zal een tabel zijn een

and in our task table we will then um we'll create it and it will be a table

andere inline tabel en dit zullen primaire

another inline table and this will be primary

taken zijn en dus zullen we dit veranderen in taak en we zullen gewoon deze zeer eenvoudige eu

tasks and so we'll change this to task and we'll just create this very st simple um

kolommen maken voor onze takenlijst uh of de taak is voltooid of niet uh we zullen dan een vervaldatum invoeren

columns for our task list uh whether the task is done or not uh we'll then put in a due date

die een datumtype is en dan zullen we een

which is a date type and then we will put in an assignee

toegewezen persoon toevoegen aan omdat zoals je weet zullen we dit aan een persoon toewijzen en dit zal een persoonstype zijn,

assigned to because as you know we'll be assigning this to a person and this will be a person type

dus daar heb je het, we hebben een reeks taken en een reeks notities nu dit is waar

all right so there you have it we have a series of tasks and a series of notes now this is where

het echt interessant begint te worden, want in de notities willen we

it starts to get really interesting because in the notes we want to create

een notitiesjabloon maken en dus hoe gaat het we gaan doen dat we naar binnen gaan en deze

a note template and so how are we going to do that we're going to go in and hit this

kleine blauwe pijl hier raken en het geeft je deze optie voor een nieuw sjabloon ik klik op nieuw sjabloon

little blue arrow here and it gives you this option for a new template i click new template

en dan zie je deze bruine balk hier en dus schrijf ik dit hier gewoon nieuwe sop nu

and then and then you'll see this tan bar here and so i'll just write this right here new sop now

weer dit is geen specifieke pagina of een notitie dit is gewoon een sjabloon en dus in deze sjabloon we zullen in

again this is not a specific page or a note this is just a template and so in this template we will

feite vooraf invullen hoe onze sops of onze staande bedieningsprocedures eruit zien, dus

basically pre-populate what our sops or our standing operating procedures look like so

het eerste wat ik zal doen is dat ik er in doe ik vind het leuk om een oproep te doen, zodat de oproep een visioen zal zijn,

the first thing i'll do is i will put in i like to do a call out so the callout will be a vision sop

dus dit is waarom doen we dit überhaupt überhaupt het volgende dat we erin stoppen zijn

vision so this is why are we even doing this in the first place the next thing we'll put in are

de benodigde middelen op die manier de persoon die dit leest weet de persoon die dit leest mijn va weet uh bron één

resources required that way the person reading this my va knows uh resource one

bron twee welke middelen zijn nodig

resource two which resources are required

het derde ding dat we zullen inbrengen en ik ben het gebruik van kopteksten hier zullen stapsgewijze instructies zijn

the third thing we'll put in and i'm using headers here will be step-by-step instructions

en dit zal een mix zijn van schermafbeeldingen

and these will be a mix of screenshots

klikken weefgetouwen video

clicks loom videos

's video 's en notities oké,

videos and notes all right

dus dan hebben we dus dat zijn stapsgewijze instructies daarna zullen we taakinvoer hebben

so then we have so that's step by step instructions next we will have task inputs

en dit zal echt belangrijk zijn omdat als we een nieuwe taak creëren, zal het kristalliseren

and this will be really important because it as we create a new task it will crystallize

welke informatio n moet worden doorgegeven van de taaktoekenner, dat ben ik, naar de taakverantwoordelijke, dat is

what information needs to get passed from the task assigner which is me to the task

mijn va en dus hier zou het eruit kunnen zien als onderwerpregel oeps

assignee which is my va and so here it could look like subject line oops

onderwerpregel ik gebruik dit alleen als een voorbeeld uh tijdelijke aanduiding en dan zou je een opening

subject line i'm using this just as an example uh placeholder and then you could have a

kunnen hebben alinea gevolgd door een tijdelijke aanduiding in orde

opening paragraph followed by a placeholder

, dus dit zijn de variabelen de invoer die zal worden doorgegeven als we

all right so these are the variables the inputs that will be passed along as we create

een nieuwe taak maken en als laatste erg belangrijk de definitie van klaar en dit is bijna als een checklist na de

a new task and then lastly very important the definition of done and this is almost like a post

productie, dus we hebben er maar een paar geplaatst van deze lui selectievakjes um actie één

uh production checklist so we just put a few of these lazy check boxes um action one

actie twee in orde dus we hebben uitgekristalliseerd wat onze sops eruit zou zien, dus ik klik

action two all right so we have crystallized what our sops would look like so i click out

hier en dan zie je laat me gewoon deze rij ziet u verwijdert dat als ik wilde in te gaan

here and then you'll see let me just delete this row you'll see that if i wanted to go

mijn notities iedereen in ons team en we wilden een nieuwe sop maken we zouden gewoon hier naar binnen gaan

into my notes anyone on our team and we wanted to create a new sop we would just go in here

en je zult zien dat het wordt gevuld dit zou een notitie type sop zijn en dit zou

and you'll see it's populating this would be a note type sop and this could be um create

een dinsdag nieuwsbrief kunnen maken en dan kunnen we naar binnen gaan en vul jullie allemaal in,

a tuesday newsletter and then we could go in and fill out all of you know

dit is hoe we onze j delen obs met onze gemeenschap en nogmaals, dit is de standaardprocedure

this is how we share our jobs with our community and again this is the sop the standard operating

, dus het leeft maar één keer en dan kunnen we de bronnen hier invoegen en ik zal

procedure so it just lives once and then we could put in the resources here and i'll show

je een voorbeeld uit het echte leven laten zien convertkit we zouden alle instructies in deze sectie opschrijven

you a real life example convertkit we would write out all the instructions in this section

i ga dat niet doen in deze video en dan zouden we de inputs opnieuw doorgeven je ziet dit allemaal

i'm not going to do that in this video and then we would pass the inputs again you'll see this all

in actie hier is de rad hq nu heb ik de hele dag in dit scherm doorgebracht waar het mijn commandocentrum is

in action here is the rad hq now i spent all my day in this screen where it's my command center

en dus wil ik neem de theorie die we zojuist hebben besproken en laat het je nu in de praktijk zien.

and so i want to take the theory that we just discussed and show it to you in practice now

Het eerste dat ik je wil laten zien is dat we al onze sops hebben verzameld en dus als je

the first thing i want to show you is that we have aggregated all of our sops and so as you scroll

hier doorbladert wordt alles wat we doen herdacht en hier is de um het updaten van de rad jobs dat is

through here everything we do is memorialized and so here is the um the updating the rad jobs that's

onze nieuwsbrief van dinsdag dus laten we die openen, zoals je hier kunt zien, je hebt het als een doctype als

our tuesday newsletter so let's open that up so as you can see here you have it as a doctype as

een sop dit zijn enkele oude links en hier zijn de verschillende secties, dus eerst heb je de visie,

an sop these are some old links and here are the different sections so first you have the vision

dan heb je de benodigde middelen dan heb je de stap-voor-stap instructie inclusief weefgetouwvideo's

then you have the resources required then you have the step-by-step instruction including loom videos

andere opmerkingen over pdf's dat soort dingen

other notes about pdfs things like that

dan heb je de sop-invoer dus dit zijn de invoer die wordt doorgegeven

then you have the sop input so these are the inputs that will get passed along

en dan heb je de definitie van gedaan nu dit is een groenblijvend document we updaten dit

and then you have the definition of done now this is an evergreen document we update this

als er wijzigingen in zijn maar het leeft voort um het verandert niet het verandert niet vaak

if there are changes to it but it lives on um it doesn't it doesn't change very frequently

goed dus dat is onze sop en zoals ik je liet zien is er een hele lijst met sops dus laten we teruggaan naar

all right so that is our sop and like i showed you there is a whole list of sops so let's go back to

onze rad hq dus dit zijn sops en dat was degene waar we net aan hebben gewerkt laat me gaan en ze verbergen nu

our rad hq so these are sops and that was the one that we just worked on let me go and hide them now

hebben we de taak dus laten we zeggen dat het maandag is en ik maak me klaar om de taak toe te wijzen

we have the task so let's say it's monday and i'm getting ready to assign the task

om die nieuwe sop te maken ik ga hier naar binnen en je kunt zien dat we dat hebben al deze verschillende sjablonen,

to create that new sop i'll go in here and you can see we have all these different templates

maar hier zal een dinsdag nieuwsbrief worden samengesteld, dus ik klik er hier

but here will be compile tuesday newsletter so i click it here

en zoals je kunt zien is het toegewezen, ik heb het ondertekend om mijn werknemers anoniem te houden maar het is toegewezen

and as you can see it's assigned i signed it just to keep my employees anonymous but it's assigned

aan kleine kahi er is een heleboel verschillende metadata hier zie je de link naar de sop

to little kahi there's a bunch of different metadata here you see the link to the sop

en zoals je kunt zien is dit de taak t hoed wordt toegewezen en dus ik ga

and so as you can see this is the task that's being assigned and so i'll

naar binnen en daar is dit een vacature-e-mail, dus ik ga naar binnen en je zult zien dat dit

i will go in and there this is a job posting email so i'll go in and you'll see this is

nummer 33 is, dus dit zijn alle problemen die waren dit zijn alle banen

issue 33 so these are all of the the issues that were these are all the jobs

we gaan het delen in deze nieuwsbrief, maar ik zou het filter kunnen veranderen en het 35 maken.

we're going to share in this newsletter but i might change the filter and make it 35.

en je zult het zien in de sop er staat wat er moet gebeuren met elk van deze verschillende banen

and you'll see it in the sop it says what needs to be done with each of these different jobs

door de manier waarop ik naar de sop hier als ik referentie nodig heb als de persoon is toegewezen aan mijn va heeft

by the way i can click to the sop here if i need ref if if the person is assigned to my va needs

referentie nodig, dan zijn dit de variabelen, dus wat is de onderwerpregel voor

reference then these are the variables so what's the subject line going to be for

deze slp het kan zijn voor deze vacature e-mail het kan een geweldige specialistische rol zijn bij

this slp it might be for this job email it might be um great specialist role at member

ledenruimte oke nu zal mijn va deze tekst gebruiken als mijn onderwerpregel ziel dit is k rijden

space okay now my va will then use this text as my subject line soul this is k driving

nu en ik ben dingen aan het voorbereiden voor mijn va de eerste alinea zou iets kunnen zeggen als

right now and i'm setting things up for my va the opening paragraph might say something like

hoi ik hoop dat je een geweldige week hebt gehad we hebben een aantal geweldige rollen erin sec zuiverheid en crypto

hi hope you had a great week we've got some great roles in it sec purity and crypto

oké nu weer ik schrijf lucht citaten een e-mail die dan zal dat mijn va dan zal

okay now again i'm writing air quotes an email that will then that that my va will

doen in convertkit dus we hebben een ps aan het einde van de e-mail en dan een tweede ps um mis ons volgende

then do in convertkit so we have a ps at the end of email and then second ps um don't miss our next

evenement op 10 31 niet. oke nu gaan deze allemaal

event on 10 31. okay now these are all going to be

door de taak heen, onthoud dat dit een taak is en dat dit de taak is maak een e-mail voor

passed through the task remember this is a task and this is the task is create email for

probleem 35. het wordt van mij aan mijn va toegewezen en het bevat alle links naar de benodigde informatie,

issue 35. it's being assigned to my va from me and it has all the links to the necessary information

dus het zal op onze takenlijst verschijnen het zal worden toegewezen en we kunnen er altijd zo snel mogelijk

so then it will show up on our task list it will be assigned and we can always always just

naar teruggaan manier om dat te doen zou zijn om naar binnen te gaan en te bekijken, we zouden alle taken kunnen bekijken

go back to it the quickest way to do that would be to go in and view we could view all the tasks

en eigenlijk zouden we in dit geval gewoon naar binnen kunnen gaan en die oude e-mail zien nu dit is het beste deel

and actually in this case we could just go in and see that old email now the this is the best part

van deze taakopdracht, omdat we nooit hoeven te communiceren over deze taak loopt achterwege

about this task assignment because we never need to communicate about this task in slack

alle communicatie wordt gedaan via deze opmerking, dus zorg ervoor dat je naar de juiste gebeurtenis linkt

all of the communications gets done through this comment so make sure to link to the correct event

en dan druk ik op verzenden en dit vermindert de communicatie-frictie het houdt alles

and then i hit send and so this reduces the communication friction it keeps everything

direct aan de taak en als gevolg daarvan zowel ikzelf als mijn va kan al onze tijd in begrip besteden

tied directly to the task and as a result both myself and my va can spend all of our time

en niet tussen tools moeten springen,

in notion and not have to jump amongst tools

dus daar heb je het, zo kan ik een e-mailnieuwsbrief maken die naar

so there you have it that is how i can create an email newsletter that goes out to 10

10.000 mensen gaat zonder mijn e-mailsoftware te hoeven openen of zonder slack te hoeven openen heel

000 people without having to open my email software or without having to open slack

erg bedankt voor het bekijken van deze tutorial nooit in een miljoen jaar dacht ik dat ik

thank you so much for watching this tutorial never in a million years did i think i could

honderdduizenden e-mails kon sturen, bouw nu een nieuwsbriefbedrijf op, allemaal vanuit het idee met de hulp

send hundreds of thousands of emails build a newsletter business all from notion with the help

van een va als je meer wilt verdiepen over sops of standaard operationele procedures kun je

of a va now if you want to dig into more about sops or standard operating procedures you can

die sjabloon pakken die beschikbaar is in de show notities en u kunt altijd het hoofd naar radreads.co

grab that template that's available in the show notes and you can always head over to radreads.co

om meer te leren over mij begrip en hoe te leven je best leven hoop dat je een geweldige dag en bedankt

to learn more about me notion and how to live your best life hope you have a great day and thank you

you